Comment construire un cahier des charges efficace ?

Votre cahier des charges doit tout d’abord commencer par un état des lieux simple de votre structure. Renseignez tout ce qui est important à savoir : Chiffres clés, type d’activité, taille de l’entreprise, implantation / rayonnement, marché, stratégie, services ou expertises proposés, etc. L’agence de communication pourra directement cerner votre cœur de métier et qui vous êtes. Et cela permettra d’emblée de mieux comprendre les enjeux et le contexte de communiquer pour votre entreprise.

N’oubliez pas de développer en détail le public cible de votre entreprise. En effet, un projet de communication ou marketing ne se conçoit pas de la même manière selon les cibles (types d’âge, type de localités / régions, catégories socioculturelles, etc). Le message et l’orientation trouvés par l’agence découlera directement de la cible qu’est celle de vos clients.

Votre cahier des charges dressera également un portrait de vos principaux concurrents. L’objectif en amont est d’analyser leur stratégie marketing, leur positionnement et façons de communiquer, mais aussi les aspects positifs et négatifs de l’entreprise en général. N’oubliez pas de mentionner dans le cahier des charges vos forces et faiblesses à vous aussi, afin de guider l’agence de communication dans la meilleure stratégie à adopter. Vos différences par rapport à la concurrence sont également un aspect important à ne pas oublier dans le CDC.

Dans la suite de votre cahier des charges, il est important de faire un état des lieux de votre communication actuelle. En effet, si l’objectif est de l’améliorer ou de créer un projet pertinent, il est nécessaire de dresser une liste des outils que vous utilisez déjà. Quels sont les supports existants ? Quels réseaux sociaux utilisez-vous ? Sont-ils performants ? Avez-vous recours à des moyens de communication en interne ? N’hésitez pas à préciser si vous avez des idées pour de nouveaux formats ou outils, le travail de l’agence sera de dire si cela est pertinent ou non. Enfin, indiquez le budget global que vous allouez à votre communication à l’année.

Cette première étape du CDC est importante, elle permet de donner à l’agence de communication une visibilité sur qui vous êtes, et ce dont vous disposez déjà ou non. L’agence pourra assimiler les valeurs de votre entreprise, et son mode de fonctionnement. C’est grâce à cette première base solide que l’agence pourra répondre efficacement, et créer un projet pérenne et abouti.

À cette étape du cahier des charges, il est temps de présenter votre projet. Il s’agit d’expliquer le but du projet à l’agence de communication, ainsi que sa finalité. Détaillez le contexte principal, quelle est votre démarche, vos envies et besoins, et n’oubliez pas de bien clarifier l’objectif final d’un tel projet.

Cette présentation est, à l’image d’un brief, un élément informatif qui va à l’essentiel. En exposant les résultats que vous attendez de ce projet, l’agence pourra ainsi vous dire d’emblée si vos exigences sont réalistes et cohérentes, ou si certaines choses sont à rééquilibrer ou retravailler dans la démarche.

Le cahier des charges est également un document dans lequel vous pouvez présenter les personnes qui interviendront dans ce projet (salariés en interne, collaborateurs, chefs de projet de l’entreprise, etc). L’agence de communication pourra ainsi travailler en lien avec ces interlocuteurs choisis par le client.

Cette prochaine étape, cruciale, vous invite à définir vos objectifs, vos besoins mais aussi les contraintes connues (elles peuvent être budgétaires, techniques, etc). Ciblez au maximum, et de façon claire, vos objectifs. Car c’est en faisant cela que l’agence de communication pourra répondre au mieux à l’accompagnement. S’il est question de la création, par exemple, d’un site vitrine, expliquez clairement quels seront les objectifs de ce site, ses fonctionnalités spécifiques s’il y en a, l’expérience utilisateur que vous aimeriez offrir à votre client ? Autant d’attentes qu’il est nécessaire de bien retranscrire dans votre cahier des charges.

N’oubliez pas de bien exposer toutes les contraintes connues, qui peuvent avoir un impact sur la tenue du projet. C’est en connaissant les contraintes spécifiques du projet que l’agence pourra s’adapter et offrir la meilleure réponse possible en terme de travail. L’agence pourra ainsi trouver des solutions, ou fera ses recommandations pour vous orienter, et mener à bien le projet.

Vous pouvez consulter cet article, si vous souhaitez comprendre le rôle de l’agence de communication.

Vous arrivez à la dernière étape du CDC, le moment d’indiquer votre deadline s’il y en a une. Essayez de rester cohérent dans vos souhaits de délais de réalisation (un site web ne se réalise pas en une semaine, par exemple).

Même si cela peut paraître délicat et flou, définissez un budget alloué à votre projet. Il peut ne pas être en adéquation avec la charge de travail réelle pour l’agence, mais c’est comme cela que l’agence pourra vous réorienter.

Notre agence de communication peut vous accompagner pour la rédaction de votre cahier des charges. Nous vous apportons des conseils et de l’accompagnement si cet exercice vous semble délicat. Vous pouvez nous contacter afin de profiter de notre expertise, ou obtenir des réponses à vos questions.

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