Comment rédiger un cahier des charges pour un site internet

Le cahier des charges fonctionne comme une boussole pour l’ensemble de l’équipe projet. Il contient les informations nécessaires pour guider les designers, les développeurs, les rédacteurs et tout autre intervenant vers la réalisation d’un site qui répond aux besoins spécifiques du client.

 

C’est un outil de référence qui permet de s’assurer que le projet avance dans la bonne direction et que le produit final correspondra à ce qui a été convenu.

Dans le web, il existe autant de possibilités que de besoins et même chaque possibilités peuvent être pensées, développées et mises en ligne de façons différentes. Le cahier des charges assure une certaine stabilité et prévisibilité, il regroupe l’ensemble des informations qui permettront la construction du site internet.

 

Le cahier des charges va également permettre de poser les objectifs du site pour sa création ou sa refonte. A quoi sert il ? Quel est le public cible ? Comment doit il se comporter ? Ce sont le type de questions qui doivent être abordées lors de la rédaction de ce document.

Le cahier des charges permet de définir clairement le périmètre du projet, d’éviter les dérives et de maîtriser les coûts. Ce qui n’est pas consigné dans le cahier des charges ne sera pas réalisé sans surcoût de la part de l’agence. C’est pour cela qu’il faut au maximum consigner l’ensemble de ses souhaits dans ce document.

 

Sans ce document, le projet pourrait facilement s’éloigner de sa trajectoire initiale, entraînant des retards, des surcoûts et des résultats insatisfaisants. Alors il faut être très attentif lors de la rédaction de son cahier des charges.

La mise en place d’un site internet ou sa refonte est un projet important pour votre entreprise. Votre site internet est souvent la pierre angulaire de votre communication. Qu’il s’agisse de vendre des produits ou de montrer votre sérieux à vos prospects, le premier réflexe est de visiter votre site. C’est donc un projet complexe qui nécessite une planification minutieuse et une communication claire.

 

Le cahier des charges est l’outil par excellence pour garantir la réussite de ce type de projet. Voici pourquoi il est essentiel de prendre le temps de rédiger ce document. Il faut au maximum enlever les inconnus et les zones d’ombres potentiels.

 

Simplifier la communication entre toutes les personnes impliquées

Lors de la réalisation de votre site internet, vous serez amené à beaucoup échanger avec votre agence web. Pour cela plus le projet sera cadré plus les échanges seront fluides. Un cahier des charges détaillé sert de document de référence commun à toutes les parties prenantes : le client, les chefs de projet, les développeurs, les designers, les rédacteurs de contenu,  les spécialistes du marketing, et le spécialistes SEO. Il contient toutes les informations nécessaires pour comprendre les attentes et les exigences du projet, ce qui facilite la communication et aide à prévenir les malentendus.

 

Potentiellement, sur votre site internet, plusieurs personnes seront amenées à travailler dessus car vous aurez surement besoin d’un webdesigner pour le designer, d’un rédacteur SEO pour l’optimisation des textes, d’un référenceur pour le référencement post lancement etc.

 

En définissant clairement le périmètre du projet, les fonctionnalités attendues, l’architecture de l’information, les contraintes techniques et les objectifs de performance, le cahier des charges permet à chaque contributeur de savoir précisément ce qui est attendu de lui. Cela évite les erreurs coûteuses dues à des suppositions incorrectes et permet de s’assurer que tous les membres de l’équipe travaillent de manière cohérente vers les mêmes objectifs.

Obtenir le site qui répond à vos attentes et vos besoins

Le cahier des charges est également un outil essentiel pour aligner vos attentes  avec les possibilités techniques et créatives de l’équipe de développement. En détaillant vos besoins et vos objectifs, le cahier des charges aide à s’assurer que le produit final répondra à vos attentes.

 

Un cahier des charges bien rédigé permet de clarifier la vision du projet dès le début, ce qui réduit le risque de déceptions ou de malentendus en cours de route. Cela permet également de définir des critères de succès mesurables, ce qui est crucial pour évaluer la satisfaction du client une fois le site livré.

Améliorer le Planning et Respecter le Budget

Un projet sans planning précis est un projet qui risque de rencontrer des retards et des dépassements de budget. Le cahier des charges aide à établir un calendrier de réalisation détaillé et réaliste, en prenant en compte toutes les étapes du projet, de la conception initiale à la mise en ligne du site.

 

En outre, le cahier des charges permet de définir un budget clair et détaillé. En identifiant les ressources nécessaires et en prévoyant les coûts associés à chaque phase du projet, le cahier des charges permet d’éviter les surprises financières désagréables et de s’assurer que le projet reste dans les limites du budget alloué.

 

 

La rédaction d’un cahier des charges pour un site web est une tâche qui nécessite une compréhension approfondie des besoins du projet, des objectifs d’affaires, ainsi que des contraintes techniques et des meilleures pratiques de l’industrie. La question de savoir qui doit rédiger ce document est donc cruciale, car elle détermine la direction et la clarté de l’ensemble du projet.

Vous et votre équipe

Vous, étant le commanditaire du site, avez souvent une vision claire de ce que vous souhaitez obtenir. Et c’est bien normal car vous connaissez vos objectifs commerciaux, votre clientèle cible, et les messages que vous voulez transmettre.

 

Cependant, vous n’avez pas toujours les compétences techniques pour transcrire vos besoins en spécifications fonctionnelles et techniques.

L’agence de communication ou le prestataire

Les agences de communication ou les prestataires spécialisés dans la création de sites web ont l‘expertise technique et créative nécessaire pour transformer vos idées et vos objectifs en un document structuré et détaillé. Ils peuvent vous guider à travers le processus de rédaction, poser les bonnes questions et suggérer des solutions innovantes qui correspondent aux tendances actuelles du web.

 

Ils ont également l’expérience pour anticiper les problèmes potentiels et proposer des recommandations pertinentes.

La collaboration clients / agence web

La meilleure approche pour la rédaction d’un cahier des charges est souvent une collaboration entre votre société et l’agence de communication. Cette collaboration permet de combiner la connaissance approfondie de votre entreprise et de vos besoins besoins avec l’expertise technique de l’agence.

Ensemble, ils peuvent définir les objectifs du site, les fonctionnalités requises, l’expérience utilisateur à créer, et les aspects techniques à considérer.

 

Un cahier des charges efficace est un document qui guide le développement d’un site web du début à la fin. Il doit être exhaustif et couvrir tous les aspects du projet pour éviter les imprévus et les malentendus. Voici les éléments essentiels qui doivent y figurer :

Contexte du projet

Présentation de l’entreprise

 

Cette section doit fournir une vue d’ensemble de l’entreprise, incluant son histoire, sa mission, sa vision, ses valeurs, sa proposition de valeur unique, et sa place sur le marché. Il est important de décrire l’identité de la marque pour que le site web reflète fidèlement l’image de l’entreprise. vous devez définir l’ensemble des aspects de votre entreprise.

 

Précisez si vous avez des concurrents, ce qui vous démarque d’eux. Utilisez-vous les réseaux sociaux pour votre communication digitale ? Vous devez faire le tour de tous vos supports en place de vos forces et faiblesses, votre positionnement sur le marché etc.

 

Ces éléments permettront à l’agence de communication de vous accompagner sur votre stratégie et de vous aider a faire les bons choix pour la réalisation de votre site web, qu’il s’agisse d’un site e-commerce ou d’un site vitrine.

 

Présentation du projet

 

Il faut expliquer la genèse du projet, les raisons qui vous poussent à la création ou à la refonte de votre site, et la manière dont ce dernier s’intègre dans la stratégie globale de votre entreprise. Cette partie doit aussi aborder les attentes en termes de retour sur investissement (ROI) et les indicateurs de performance clés (KPIs) qui seront utilisés pour mesurer le succès du site.

 

Quelle sera la place de ce site internet dans votre stratégie ? Comment sera-t-il intégré par rapport à vos objectifs ?

 

Objectifs du site

 

Les objectifs doivent être clairement définis et alignés avec les buts stratégiques de l’entreprise. Ils peuvent concerner l’augmentation du trafic, l’amélioration de l’engagement, l’expansion de la notoriété de la marque, ou la génération de leads et de ventes.

 

Vous devez définir la manière dont votre site aidera votre entreprise à se développer. Selon votre structure, les objectifs ne seront pas tous les mêmes. Vous pouvez informer sur une méthodologie ou bien vouloir vendre des produits. L’approche sera très différente selon la manière dont le site servira principalement.

 

Description du site existant

 

Pour une refonte, il est crucial d’analyser le site existant pour identifier les points forts à conserver et les faiblesses à améliorer. Cette analyse peut inclure l’architecture de l’information, le design, le contenu, l’expérience utilisateur (UX), et le référencement naturel (SEO). Servez vous de l’expérience de votre site actuel pour améliorer la nouvelle version.

 

Si vous avez des données telles que celles fournies par Google Analytics cela pourra vous aider à voir là où les visiteurs quittent votre site. Ou bien peut être que votre abandon de panier se situe pendant le tunnel d’achat.

 

Une autre technique consiste à faire tester votre site actuel par des utilisateurs tests pour qu’ils vous remontent les difficultés qu’ils rencontrent, ou ce qu’ils aimeraient voir être changé pour faciliter la navigation.

 

Vous devez vous servir de votre site actuel comme modèle, pour consigner dans votre cahier des charges ce qu’il faudrait modifier pour que le projet final soit optimal.

 

Arborescence et contenu du site

 

Arborescence du futur site

 

L’arborescence doit être pensée pour faciliter la navigation et l’accès à l’information. Elle doit être intuitive et structurée de manière logique, en prenant en compte les besoins des utilisateurs et les objectifs SEO.

 

Vous devez définir les pages que vous souhaitez sur votre site. Cela peut être par exemple : Accueil / Présentation de l’agence / Nos engagement RSE / Notre savoir faire / Contact.

 

Vous devez lister les pages que vous souhaitez sur votre page, qu’il n’y en ait peu ou qu’il y en ait beaucoup. Sur certaines, le graphisme va se répéter mais pas sur toutes. Il est important de travailler son arborescence pour se projeter dans ses contenus et voir comment les pages peuvent interagir les unes avec les autres.

 

Contenu de site

 

Le contenu est l’essence même du site. Il doit être pertinent, de qualité, et conçu pour répondre aux questions des utilisateurs tout en étant optimisé pour les moteurs de recherche. Il faut planifier les types de contenu (textuel, visuel, audiovisuel), leur tonalité, et leur fréquence de mise à jour.

 

Vous pouvez faire un document annexe qui regroupera l’ensemble des textes de votre site. Selon vos besoins et budget, votre agence web pourra vous proposer une réécriture afin de l’optimiser pour le SEO pour recevoir un meilleur référencement. C’est une étape cruciale qui aura un impact très fort sur votre référencement. Plus vous intégrerez tôt le travail de SEO dans votre démarche plus vous aurez de bons résultats. N’hésitez donc pas a en parler avec votre agence web.

 

Description graphique et ergonomique du projet

 

Cette section doit décrire l’aspect visuel du site (charte graphique, palettes de couleurs, typographies) et l’ergonomie (UX design). Il est important de penser à l’accessibilité et à la facilité d’utilisation pour tous les utilisateurs, y compris ceux avec des handicaps. Servez vous des outils déjà en place dans votre société pour fournir des informations graphiques.

 

Regroupez aussi des sites qui vous inspirent, ils ne sont pas forcément dans le même secteur d’activité que vous mais ils guideront l’agence dans leur travail. Peut être que cela pourrait être aussi des sections d’un site ou encore un fonctionnement que vous souhaiteriez intégrer sur votre futur site.

 

Cahier des charges fonctionnel d’un site

 

Il s’agit de détailler les fonctionnalités que le site doit offrir : formulaire de contact, système de gestion de contenu (CMS), fonctionnalités e-commerce, intégrations avec les réseaux sociaux, etc. Chaque fonctionnalité doit être décrite précisément pour éviter toute ambiguïté.

 

Vous devez établir une liste des fonctionnalités que vous souhaitez sur votre site. Cela peut être par exemple un site multilingues si vous travaillez à l’international ou bien encore les produits associés pour un site de vente en ligne.

 

Il faut que vous pensiez à consigner toutes les fonctionnalités spécifiques pour que votre agence puisse en tenir compte dans son devis, et même vous guider dans le choix des fonctionnalités. Si en 2023 vous souhaitez ajouter un plugin météo sur votre site il y a peu de chance pour que votre agence vous dise que c’est une excellente idée, surtout si vous vendez du conseil en marketing.

 

Cahier des charges techniques de site

 

Accessibilité du site

 

Le site doit respecter les normes d’accessibilité web pour garantir que tous les utilisateurs, y compris ceux ayant des besoins spécifiques, puissent l’utiliser sans difficulté. N’oubliez pas de le préciser ainsi que le degré d’accessibilité que vous souhaitez. Il existe plusieurs niveaux d’accessibilité et il est important de le prendre en compte dès le lancement de votre projet de site internet.

 

Compatibilité du site

 

Le site doit être compatible avec tous les navigateurs web modernes et adapté aux différents appareils (responsive design). Toutes les retro compatibilités ne sont pas possibles ni obligatoires. Si vous souhaitez intégrer des technologies ultra spécifiques qui utilisent les dernières technologies, il ne sera pas possible de les rendre compatibles avec les anciens navigateurs.

 

Hébergement et performances du site

 

Les aspects techniques tels que l’hébergement, la sécurité, la vitesse de chargement, et la capacité à gérer les pics de trafic doivent être pris en compte pour assurer la performance et la fiabilité du site. Consignez si vous souhaitez un hébergement avec de l’infogérance comme le proposent des agences telles que la notre avec la mise à jour du site et des plugins pour avoir une sécurité optimale. Le choix du serveur va avoir un impact très important sur le temps de chargement de votre site alors faites attention lors de votre choix.

 

Demandes complémentaires

 

Toutes vos demandes spécifiques, qui n’entrent pas dans les catégories précédentes, doivent être listées ici. Cela peut inclure des besoins en matière de SEO, de marketing de contenu, ou d’intégrations spécifiques. Si vous avez besoin d’accompagnement sur un point ou souhaitez que l’agence fasse une analyse SERP pour valider ou modifier l’arborescence, vous pouvez le spécifier dans les demandes complémentaires.

 

Budget et délais

 

Vous pouvez définir le budget que vous allouez à ce projet. Cela permet à l’agence d’ajuster sa façon de travailler ou bien vous accompagner sur le choix des fonctionnalités. Si tous vos souhaits ne rentrent pas dans votre enveloppe budgétaire, votre agence web vous aidera à faire les choix de fonctionnalités, de nombre de pages etc. Ce n’est pas une information qui poussera l’agence a utiliser tout votre projet, mais plutôt à l’aider à ajuster ses process et savoir jusqu’où elle pourra se permettre d’approfondir telle ou telle partie de votre site internet.

Aborder les questions de propriété intellectuelle est crucial, notamment qui détient les droits sur le contenu créé, le design et le code du site. De plus, les clauses de confidentialité doivent être discutées pour protéger les données et les informations sensibles de l’entreprise.

Discutez des plans de maintenance pour assurer la pérennité du site, et comment les mises à jour et les évolutions futures seront gérées. Donner des perspectives d’évolution au site internet dans les mois à venir permet de préparer les évolutions futures. Si dans un premier temps vous souhaitez mettre en place un site internet qui devra évoluer en fonction des retours, il est intéressant de le notifier pour que l’agence le prenne en compte.

La rédaction d’un cahier des charges pour la création ou la refonte d’un site internet est un processus qui peut prendre du temps mais est un atout majeur pour la conduite d’un projet. Il sert de guide pour la création de votre site internet par une agence spécialisée en web. Il vous servira a éclaircir toutes les zones d’ombres potentielles d’un projet web et donnera des informations très importantes avec l’agence retenue.

 

Cela peut paraitre être une perte de temps mais le cahier des charges évitera que votre projet dévie de ses objectifs et il guidera l’ensemble des personnes qui travailleront sur votre projet.

 

Alors prenez le temps de le rédiger et si vous souhaitez être accompagné par une agence pour cette étape cruciale, contactez nous !