Souvent considéré comme obligatoire, le rapport d’activité annuel d’une entreprise ou d’une institution est un très bon outil de communication. Mais il est souvent relayé au second, voire dernier plan dans la communication print dite « traditionnelle ». Et si on vous disait que ce support peut vraiment être attrayant et valoriser les atouts de votre entreprise ? Bref, suivez les conseils de notre agence ci-dessous pour concevoir efficacement le vôtre !
Rendre créatif un exercice imposé
Le rapport annuel doit être esthétique, informatif mais surtout et avant tout créatif ! Il doit non seulement présenter les activités de l’année, les bilans et les perspectives en texte et en chiffres, mais aussi refléter l’identité de l’entreprise : ses valeurs avec son caractère unique, l’état d’esprit des collaborateurs, et les spécificités de l’année écoulée. Avec cet outil, c’est le moment de mettre en avant de la meilleure des manières votre entreprise. Un rapport réussi doit être attrayant et marquer les esprits. Montrez aux autres que votre entreprise est vivante, travaille sur de beaux projets, a une culture d’entreprise riche et saine, etc. Soyez également fier de votre entreprise : cela doit transparaitre dans votre rapport d’activité.
Rendre les infos claires et esthétiques
Fini les pages remplies de tableaux ennuyeux ou trop compliquées à déchiffrer ! Il faut penser à synthétiser l’information, la rendre plus fluide. Utilisez des pictogrammes et des formes élégantes et simples, et hiérarchisez les informations importantes. Adoptez une charte graphique propre au document : Mais n’oubliez pas que cette charte graphique doit directement répondre à votre identité visuelle. Pensez à un bon équilibre entre les grands visuels (photos, illustrations, etc) et le contenu texte ou infographie : vos lecteurs vous remercieront.
L'erreur du document ennuyeux
Portez une attention particulière aux titres et aux accroches en général ! Un rapport peut couvrir les résultats, les ressources humaines, les missions et les événements marquants de manière originale et personnelle, en phase avec l’esprit de l’entreprise. Le storytelling est en vogue et très apprécié aujourd’hui, alors n’hésitez pas à raconter votre histoire, vos engagements et décrire votre ADN plutôt que simplement énoncer des faits et donner des informations « brutes ». Créer une charte éditoriale différenciante pour ce document peut être une bonne idée !
L'art de la synthèse et de l'efficacité
Montrez au lieu de tout dire, illustrez plutôt que de décrire longuement. Votre charte éditoriale doit hiérarchiser et dynamiser le contenu sans l’alourdir avec des textes trop longs ou détaillés. Facilitez la recherche des informations clés à vos lecteurs. Pensez par exemple à des textes en exergue (pourquoi pas des citations de membres ou partenaires de l’entreprise ?), créez du rythme dans vos pages en concevant plusieurs modèles de page au fil de la lecture. Mais conservez une certaine cohérence au fil des pages : On doit savoir où l’on se trouve, et pouvoir remettre la main rapidement sur une info importante qui nous manque.
Savoir s'adresser à tout le monde
Évitez le jargon propre à votre secteur dans un rapport d’activité destiné à un large public, c’est essentiel ! Un langage simple et clair est essentiel pour que tout le monde puisse comprendre votre message sans ambiguïté. Gardez en tête que si pour vous des termes ou manière de parler propre à votre secteur est facile à comprendre, vos lecteurs peuvent vite se retrouver perdus ! Utilisez donc un langage un vocabulaire « vulgarisé ». Tout le monde doit pouvoir comprendre votre rapport d’activité.
Sortir du document administratif triste
Stop aux rapports d’activité maussades et trop classiques, osez l’originalité ! Pourquoi pas utiliser un format différenciant ? Certaines entreprises font le choix d’un format carré, ou bien quelque chose qui change du sempiternel A4. Choisir un papier unique, une découpe spéciale ou un type d’impression différenciant peut vraiment avoir de l’impact. Au premier coup d’oeil, votre rapport d’activité doit refléter toute l’attention portée à sa réalisation. Pour les versions numériques de votre rapport annuel, pensez à créer des PDF interactifs avec des liens web internes et externes.
Comment faire si je n'ai pas le temps, ni les capacités ?
Votre rapport d’activité annuel doit être esthétique, complet et avoir du sens. Il doit refléter vos valeurs et faire briller votre structure. S’il est réussi, il sera à coup sûr conservé précieusement par vos lecteurs. Sinon… Il pourrait vite terminer à la poubelle, et vous ne voulez pas ça. Passer autant de temps et mettre toute votre énergie pour ce résultat serait peu gratifiant.
C’est pour cela que notre agence de communication visuelle peut vous accompagner et vous conseiller dans la conception de votre rapport d’activité annuel. Nous accompagnons déjà beaucoup de structures dans la création de leur RA chaque année : S2E2, les Compagnons bâtisseurs, la Ville de Tours, etc. Alors, pourquoi pas vous ?
